Mes frais professionnels comment optimiser ?

Quels frais dois-je retenir dans le cadre de mon activité ? Sont-ils entièrement déductibles ou seulement partiellement ? Ai-je intérêt à postuler la déduction de ces frais ? Que faire si je me retrouve en fin d’année en ayant omis de conserver mes factures ?

Pas facile de s’y retrouver au milieu de ces règles fiscales lorsqu’on se lance dans une activité d’indépendant. Pourtant, si l’on veut éviter la mauvaise surprise d’un avertissement-extrait de rôle un peu trop salé, il convient de garder à l’esprit les différentes possibilités et de choisir celle qui devrait être, selon estimation, la plus avantageuse.

Il existe en Belgique deux alternatives concernant les frais professionnels : postuler la déduction des frais réels ou postuler la déduction des frais forfaitaires.

Ces derniers constituent un montant de frais auquel vous pouvez prétendre dans le cas où vous ne communiquez pas au fisc le montant des frais réellement engagés (et la preuve en cas de contrôle !). Il s’agit d’un montant qui correspond à un pourcentage dégressif de vos revenus professionnels (de 0 à 6.000 EUR : 28,7%, de 6.000 à 11.910 EUR : 10%, de 11.910 à 19.830 EUR : 5%, au-dessus de 19.830 EUR : 3%), avec un maximum absolu de 4.150 EUR. En d’autres termes, si vous estimez que vos frais réels (hors cotisations sociales – cf. ci-après) sont inférieurs à ce forfait, votre situation est très simple puisque vous n’avez rien à faire. Il suffit de renseigner vos recettes dans votre déclaration fiscale et vous bénéficierez automatiquement de cette déduction fiscale forfaitaire.

Il est à noter que les cotisations sociales – qui constituent des frais professionnels déductibles – peuvent toujours être déduites de manière « réelle » parallèlement au forfait. Autrement dit, les déductions des cotisations sociales et du forfait se cumulent. Il existe à cet égard un code distinct dans la déclaration fiscale permettant de mentionner le montant de celles-ci.

Si vous estimez débourser réellement un montant de frais professionnels supérieur au forfait, il est très certainement préférable de postuler la déduction des frais professionnels réels. Ces frais englobent toutes les dépenses qui sont liées, d’une manière ou d’une autre, à votre activité professionnelle. Cela peut viser vos frais de déplacement, de toge, de location ou d’occupation de votre bureau, de documentation, de matériel informatique et de matériel de bureau, d’inscription au barreau, …

Si vous installez votre bureau dans votre domicile, il est possible de déduire une partie des frais y relatifs. Ainsi, si votre bureau occupe 10% de votre habitation, vous serez en droit de postuler la déduction de 10% de vos factures de chauffage et d’électricité. Il convient cependant que ce bureau existe réellement. La simple utilisation de la salle à manger dans le cadre de vos réunions avec vos clients ou de la rédaction de vos conclusions ne sera souvent pas suffisante aux yeux du fisc. Si vous êtes locataire, une partie du loyer peut être déduite. Veillez néanmoins à vérifier si votre bail vous autorise à exercer une activité professionnelle dans les lieux loués car la déduction fiscale d’une partie du loyer n’est pas sans conséquence sur l’imposition des revenus immobiliers de votre bailleur.

Les ordres des barreaux ont conclu en 2011 un accord avec l’administration fiscale afin de forfaitiser certains frais. Il s’agit des frais de représentation (réceptions, cadeaux, mondanités, obligations professionnelles analogues), des produits d’entretien des locaux professionnels, des petits frais de bureau et des publications diverses sans factures. Autrement dit, bien qu’en choisissant de revendiquer l’application des frais réels pour tous les autres frais, ces frais-là peuvent être déduits de manière forfaitaire (et donc sans justificatifs). Le montant du forfait déductible est égal à 3% pour la première tranche de 34.500 EUR de revenus, puis à 2% pour la seconde tranche de 34.500 EUR et à 1% pour la dernière du même montant. Les honoraires dépassant 103.500 EUR ne peuvent plus faire l’objet de l’application de ce forfait. De même, pour les déplacements à l’étranger, un montant forfaitaire de 25 EUR par jour peut être déduit. Cela implique cependant, dans les deux cas, qu’il n’est plus question de déduire également les frais réels qui sont visés par ces forfaits. Soit vous faites application de ce forfait sans reprendre aucun de ces frais dans vos frais réels, soit vous n’appliquez pas le forfait et vous déclarez ces frais comme le reste de vos frais réels.

Outre le fait que certains frais ne sont jamais déductibles et donc exclus des frais réels (on vise par exemple l’impôt lui-même, les frais de vêtement de ville, les amendes, …), certains frais ne sont déductibles que dans une certaine proportion. Ainsi, et bien qu’ils doivent toujours être liés à l’activité professionnelle, les frais de représentation ne sont déductibles qu’à concurrence de 50%, les frais de restaurant qu’à concurrence de 69% et les frais d’utilisation d’un véhicule sont déductibles de 50 à 120% suivant le taux d’émission de CO2 du véhicule. Ici aussi, il est possible de comptabiliser forfaitairement un montant 0,15 EUR par kilomètre parcouru entre le domicile et le lieu de travail.

Parfois, la détermination des frais se situe à mi-chemin entre un forfait et les frais réels. Il en va ainsi des frais de carburant dans le cas où vous ne conserveriez pas vos preuves d’achat. Vous pouvez multiplier le prix moyen annuel du carburant utilisé et la consommation moyenne de votre véhicule par le nombre de kilomètres professionnels parcourus au cours de l’année (prix moyen annuel x consommation moyenne x nombre de kilomètres professionnels = montant de frais à déclarer). Les deux premières données sont des données publiques.

Frais réels ou frais forfaitaires, l’objectif est de trouver la formule la plus avantageuse pour vous. Parmi ces frais professionnels, notez la déductibilité des frais de comptabilité. Le gain d’impôt et de cotisations sociales lié à une comptabilité probante et efficiente dépasse souvent le coût du service lui-même. Ajoutez à cela le bénéfice d’une comptabilité parfaitement et entièrement déductible sur vos revenus, et vous calculerez vite l’avantage que vous procure votre comptable.